Regulamin wprowadzony Zarządzeniem nr 93/2026 Rektora Akademii Tarnowskiej z dnia 2 lipca 2026 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacji konferencji w Akademii Tarnowskiej
§ 1 [Uwagi wstępne]
Niniejszy regulamin określa zasady: planowania; finansowania; organizowania lub współorganizowania; rozliczania konferencji naukowych i warsztatów naukowo-szkoleniowych, zwanych dalej konferencjami, w Akademii Tarnowskiej, zwanej dalej Uczelnią przez jednostki organizacyjne Uczelni, zwane dalej organizatorem.
§ 2 [Status]
- Konferencje, o których mowa w § 1, mogą mieć status:
1) konferencji międzynarodowej – gdy co najmniej 1/3 uczestników prezentujących referaty reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe;
2) konferencji krajowej – gdy uczestnicy prezentujący referaty reprezentują co najmniej 5 krajowych jednostek naukowych;
3) konferencji uczelnianej – gdy nie zostaną spełnione warunki określone w pkt 1) lub 2);
4) warsztatów naukowo-szkoleniowych – gdy wydarzenie stwarza przestrzeń do spotkania akademickiego, którego celem jest dyskusja na określony temat i przekazanie praktycznych umiejętności będących rezultatem prac badawczych w danym obszarze, w tym umiejętności prowadzenia badań naukowych.
§ 3 [Planowanie]
- Organizacja konferencji wymaga pisemnej zgody Prorektora ds. Nauki i Rozwoju, który jest dysponentem środków przeznaczanych na ten cel.
- Wniosek o zgodę na organizację konferencji jest składany w Sekretariacie Prorektora ds. Nauki i Rozwoju nie później niż do dnia:
1) 15 listopada roku poprzedzającego rok organizacji konferencji – w przypadku konferencji międzynarodowych i krajowych;
2) nie mniej niż 30 dni przed planowaną datą konferencji – w przypadku konferencji uczelnianych;
3) nie mniej niż 14 dni przed datą wydarzenia – w przypadku warsztatów naukowo-szkoleniowych.
- Wniosek powinien zawierać między innymi: tytuł konferencji, cel, merytoryczne uzasadnienie jej realizacji, skład komitetu organizacyjnego, określenie statusu oraz kosztorys. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 niniejszego Regulaminu.
- Wnioski niekompletne są zwracane wnioskodawcy do uzupełnienia. Uzupełniony wniosek należy złożyć w terminie do 7 dni od daty doręczenia zwrotu, w przeciwnym razie zostanie on pozostawiony bez rozpatrzenia.
- Wnioski, o których mowa w ust. 2 pkt 1 są rozpatrywane w terminie do 31 grudnia roku, w którym zostały złożone, natomiast wnioski, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3 są rozpatrywane w terminie odpowiednio 14 i 7 dni od daty złożenia kompletnego wniosku. O rozstrzygnięciu wnioskujący jest informowany pisemnie.
- Zaakceptowany wniosek jest dla organizatora podstawą do podejmowania działań związanych z organizacją konferencji, w tym powołania komitetu naukowego, wysyłania zaproszeń, zawiadomień i składania zamówień dotyczących konferencji.
- Planowane konferencje są wpisywane do kalendarza konferencji Uczelni prowadzonego przez Dział Badań Naukowych.
§ 4 [Finansowanie]
- Źródło finansowania konferencji mogą stanowić:
1) wpłaty uczestników konferencji;
2) środki własne Uczelni;
3) środki współorganizatorów;
4) środki przyznane przez instytucje zewnętrzne;
5) środki od sponsorów;
6) inne środki.
- Środki własne Uczelni mogą stanowić źródło finansowania wyłącznie w przypadku konferencji o statusie międzynarodowym i krajowym. Środki te są przyznawane na podstawie przedstawionego we wniosku kosztorysu, a ich wysokość jest uzależniona od możliwości finansowych Uczelni.
- Informacja o wysokości dofinansowania ze środków własnych Uczelni jest przekazywana organizatorowi w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego organizację konferencji.
- Wykaz planowanych konferencji, o których mowa w§ 3 ust. 2 pkt 1 wraz z informacją o przyznanym dofinansowaniu jest przekazywana Kwestorowi w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego ich organizację.
- W przypadku dofinansowania konferencji ze środków, o których mowa w ust. 1 pkt 3–6, zawierane umowy powinny określać warunki i sposób ich rozliczania.
§ 5 [Opłaty]
- Organizator konferencji może ustalić opłatę dla jej uczestników.
- Z opłaty mogą być częściowo lub całkowicie zwolnieni pracownicy i studenci Uczelni, a także goście honorowi. Koszty ich uczestnictwa w konferencji są pokrywane z opłat wnoszonych przez pozostałych uczestników lub środków, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3–6.
- Organizator konferencji w uzgodnieniu z Kwesturą podaje numer rachunku bankowego właściwego dla wpłat i przekazuje działowi finansowemu dane niezbędne do ich fakturowania.
§ 6 [Organizacja]
- Konferencje mogą być organizowane w ramach jednostek organizacyjnych Uczelni, we współpracy z innymi jednostkami, kołami naukowymi lub podmiotami zewnętrznymi.
- Konferencje mogą odbywać się w budynkach Uczelni oraz poza nimi, po uzyskaniu zgody.
- Za organizację konferencji odpowiada komitet organizacyjny, którego przewodniczącym lub członkiem koordynującym z ramienia Uczelni jest jej pracownik, a w przypadku konferencji organizowanej przez koło naukowe – opiekun tego koła będący pracownikiem Uczelni.
- Do zadań komitetu organizacyjnego konferencji należy merytoryczne, finansowe i organizacyjne przygotowanie konferencji, a w szczególności:
1) uzgodnienie terminu i rezerwacja sal;
2) przekazanie do Działu Badań Naukowych informacji o organizowanej konferencji wraz z jej programem oraz jego bieżąca aktualizacja;
3) przekazanie do administratora strony uczelnianej informacji o organizowanej konferencji wraz z formularzem zgłoszeniowym i ramowym programem oraz bieżąca aktualizacja tych informacji;
4) określenie zakresu zadań współorganizatorów konferencji;
5) zapewnienie środków finansowych na realizację konferencji i doprowadzenie do zawarcia niezbędnych umów;
6) uzgodnienie wzoru formularza zgłoszeniowego i formy przyjmowania zgłoszeń od uczestników – dokonanie niezbędnych ustaleń z działem informatycznym;
7) opracowanie programu konferencji i jego bieżąca aktualizacja;
8) przygotowanie materiałów promocyjnych, w szczególności: plakatów, banerów, programów, zaproszeń oraz certyfikatów uczestnictwa, oznaczonych zgodnie z zasadami identyfikacji wizualnej Uczelni;
9) ustalenie terminu dokonania wpłat z tytułu uczestnictwa w konferencji;
10) prowadzenie rejestracji zgłoszeń i propozycji wystąpień;
11) przygotowywanie i publikowanie komunikatów dla uczestników;
12) współpraca z komitetem naukowym;
13) zgłoszenie do Działu Technicznego zapotrzebowania na obsługę techniczną oraz przygotowanie infrastruktury niezbędnej do organizacji konferencji, w terminie umożliwiającym jej właściwe przygotowanie;
14) zgłoszenie do Biura Rektora lub Sekretariatu Prorektora ds. Nauki i Rozwoju wniosku o uroczyste otwarcie konferencji z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem;
15) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z konferencją. - We wszystkich czynnościach organizacyjnych związanych z konferencją stosuje się obowiązujące w Uczelni przepisy wewnętrzne.
- Organizator konferencji powołuje komitet naukowy konferencji. Do zadań komitetu naukowego należy w szczególności:
1) opracowanie propozycji planu naukowego konferencji;
2) udział w doborze gości honorowych i tematów ich wystąpień;
3) ustalenie propozycji podziału sesji tematycznych;
4) udział w opiniowaniu propozycji wystąpień konferencyjnych;
5) udział w opiniowaniu i redagowaniu prac przedstawianych do publikacji, o których mowa w § 9;
6) udział w pracach jury konkursów towarzyszących konferencjom;
7) udział w przygotowaniu sprawozdania merytorycznego z konferencji. - Komitet organizacyjny i komitet naukowy działają zgodnie z zasadami etyki obowiązującymi w działalności naukowej.
§ 7 [Uczestnicy]
- Uczestnictwo w konferencji może być czynne i bierne. Czynnym uczestnikiem konferencji jest osoba biorąca w niej udział i prezentująca swój referat lub plakat, która została ujęta w programie konferencji. Biernym uczestnikiem konferencji jest osoba biorąca w niej udział, niebędąca autorem referatu lub plakatu włączonego do programu konferencji.
- W każdej konferencji referaty muszą prezentować osoby posiadające tytuł lub stopień naukowy albo uznani w środowisku zawodowym eksperci w swojej dziedzinie. Wyjątek stanowią konferencje, w których biorą udział wyłącznie studenci.
- Konferencji może towarzyszyć tzw. panel studencko-doktorancki i/lub sesja plakatowa.
- Uczestnik nieposiadający tytułu zawodowego magistra jest zobowiązany przedstawić oświadczenie, że z planowanym wystąpieniem zapoznał się opiekun merytoryczny będący nauczycielem akademickim. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
§ 8 [Promocja]
- Umieszczanie informacji o organizacji konferencji w prasie, mediach, na stronach internetowych podmiotów zewnętrznych oraz w portalach społecznościowych, a także uruchomienie strony internetowej konferencji może mieć miejsce dopiero po uzyskaniu zgody na jej organizację.
- Każde ogłoszenie o konferencji umieszczone w Internecie musi zawierać wzór/link do formularza zgłoszeniowego oraz aktualny program konferencji.
- Upublicznianie informacji o konferencji w prasie, mediach, na stronach internetowych podmiotów zewnętrznych oraz w portalach społecznościowych musi być poprzedzone zamieszczeniem informacji o konferencji na stronie internetowej, w mediach społecznościowych i w kalendarzu konferencji Uczelni.
§ 9 [Publikacja]
- Konferencji może towarzyszyć publikacja w formie księgi abstraktów, monografii lub materiałów pokonferencyjnych, w tym zbioru artykułów naukowych w czasopismach, których wydawcą jest Uczelnia.
- Publikacja powinna ukazać się nie później niż do 6 miesięcy od daty konferencji.
- Niedopuszczalne jest informowanie uczestników, że konferencja zakończy się wydaniem publikacji, o której mowa w ust. 1, a następnie niewywiązanie się z tego zobowiązania.
- W przypadku, gdy publikacja o której mowa w ust. 1 jest niemożliwa do zrealizowania, a opłata konferencyjna obejmowała koszt publikacji, organizator zwraca uczestnikom część opłaty przeznaczonej na ten cel.
§ 10 [Rozliczenie]
- Przewodniczący komitetu organizacyjnego w terminie nieprzekraczającym 60 dni od daty zakończenia konferencji, jednak nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyła się konferencja, składa Prorektorowi ds. Nauki i Rozwoju sprawozdanie merytoryczne i finansowe z przebiegu konferencji. Część merytoryczna jest zatwierdzana dodatkowo przez przewodniczącego komitetu naukowego.
- Sprawozdanie jest składane w Sekretariacie Prorektora ds. Nauki i Rozwoju w formie:
1) papierowej oraz cyfrowej (w formacie pdf) przesłanej na adres: prorektor_nr@atar.edu.pl, z zastrzeżeniem, że obydwie formy powinny być zgodne – w przypadku podpisu odręcznego;
2) cyfrowej, przesłanej na adres: prorektor_nr@atar.edu.pl – w przypadku podpisu elektronicznego.
Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
- Sprawozdania niekompletne są zwracane składającemu do uzupełnienia. Uzupełnione sprawozdanie należy złożyć w terminie 7 dni od daty zwrotu, w przeciwnym razie uznaje się je za niezłożone i pozostawia bez rozpatrzenia.
- Ocena jest dokonywana w terminie 30 dni od daty złożenia kompletnego sprawozdania. O wyniku tej oceny przewodniczący komitetu organizacyjnego jest informowany pisemnie.
- Przyjęcie sprawozdanie jest jednoznaczne z rozliczeniem konferencji.
- W przypadku planowanej publikacji, o której mowa w § 9 ust. 1, a która nie ukazała się przed złożeniem sprawozdania należy do niego dołączyć kalkulację kosztów wydawniczych i potwierdzić w Kwesturze zabezpieczenie środków na ten cel.
- Niezłożenie sprawozdania lub złożenie go po terminie określonym w ust. 1 może skutkować odmową procedowania wniosków składanych przez organizatora w kolejnym roku kalendarzowym.
- Sprawozdanie pokonferencyjne jest podstawą do zamieszczenia informacji o zorganizowanej konferencji w wykazie konferencji prowadzonym przez Dział Badań Naukowych.
§ 11 [Uwagi końcowe]
We sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Rektor.
Załączniki:
- Wniosek o zgodę na organizację konferencji (DOCX 26 KB; PDF 113 KB)
- Oświadczenie opiekuna merytorycznego o zapoznaniu się z poziomem naukowym referatu zgłoszonego na konferencję przez studenta (DOCX 21 KB; PDF 77 KB)
- Sprawozdanie z organizacji konferencji (DOCX 28 KB; PDF 152 KB)
Uwaga: w przypadku braku możliwości pobrania formularza docx proszę skorzystać z innej przeglądarki internetowej.